Kunsthøgskolen i Oslo (under utarbeidelse)

I henhold til Forskrift om offentlige arkiver av 11. desember 1998 er alle offentlige organ pålagt å ha en arkivplan. Den skal være et hjelpemiddel for saksbehandlingen og arkivarbeidet ved KHiO.

Arkivplanens innhold

I flg. arkivforskriften §2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan som kalles arkivplan. Arkivplanen skal vise

• hva arkivet omfatter, dvs. hva slags materiale som inngår i arkivet;
• hvordan arkivmaterialet er organisert, dvs. hvordan det er ordnet eller strukturert, og hvordan og hvor det er oppstilt;
• hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, dvs. en oversikt over gjeldende lov- og regelverk;
• interne instrukser for eksempel i form av rutinebeskrivelser etc.;
• hvilke planer som gjelder for arkivarbeidet, dvs. planlagte aktiviteter på kort eller lenger sikt.

Arkivplanens formål

Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes ved KHiO:

• Verktøy for å kvalitetssikre behandlingen av kunsthøgskolens arkivmateriale
• Styre produksjon, lagring og bevaring av dokumentasjon (arkivdokumenter) ved KHiO.
• Holde oversikt over kunsthøgskolens dokumenter.
• Være intern oppslagsbok ved behov for kunnskap om arkivforhold.
• Etablere en felles arkivpolitikk for hele kunsthøgskolen.
• Fungere som dokumentasjon når eksterne myndigheter ber om opplysninger om arkivforholdene.

Arkivar skal arbeide etter følgende målsetting:

• Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
• Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
• Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.